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Word與Access數(shù)據(jù)交流技巧

2024-09-07 19:03:21
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供稿:網(wǎng)友

  Word與Access同為微軟公司Office軟件包的一個(gè)組成部分,它們之間有著密切的聯(lián)系,為方便用戶的使用,現(xiàn)將如何實(shí)現(xiàn)Word與Access數(shù)據(jù)交流的方法介紹如下:

  一、在Word中利用Access的數(shù)據(jù)(一)在原有Word文檔中插入MicrosoftAccess表或查詢的內(nèi)容

  1.在Word文檔中選定要插入表或查詢的位置。

  2.尋視圖”中的“工具欄”,然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫”,顯示“數(shù)據(jù)庫”工具欄,然后單擊“插入數(shù)據(jù)庫”按鈕。

  3.在彈出的“數(shù)據(jù)庫”窗口中單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,在“打開數(shù)據(jù)源”的“文件類型”中選擇“MSAccess數(shù)據(jù)庫”。在“文件名”框中輸入所需MicrosoftAccess數(shù)據(jù)庫的名稱,然后單擊“打開”按鈕。

  4.單擊“表格”或“查詢”,然后選擇所需表格或查詢,最后單擊“確定”按鈕。

  5.如果要選定記錄、域或二者的子集,并將它們包含在Word表格中,請(qǐng)單擊“查詢選項(xiàng)”按鈕,選好所需選項(xiàng),再單擊“確定”按鈕。

  6.如果要自定義Word的表格形式,請(qǐng)單擊“表格自動(dòng)套用格式”按鈕,選定所需選項(xiàng)后單擊“確定”按鈕。

  7.單擊“插入數(shù)據(jù)”按鈕,在“插入記錄”下,選定希望包括在Word表格中的記錄。

  8.如果希望源數(shù)據(jù)改變時(shí)可更新Word表格中的數(shù)據(jù),可再選中“將數(shù)據(jù)作為域插入”復(fù)選框,然后單擊“確定”即可。

  (二)將MicrosoftAccess數(shù)據(jù)輸出到Word文檔中

  1.在MicrosoftAccess中,打開所需數(shù)據(jù)庫,然后打開數(shù)據(jù)庫對(duì)象:表、查詢、窗體或報(bào)表。

  2.選定所需輸出數(shù)據(jù)的行和列。

  3.單擊“文件”菜單中的“另存為/導(dǎo)出”命令。

  4.選擇“另存為一個(gè)外部文件或數(shù)據(jù)庫”選項(xiàng),然后單擊“確定”按鈕。

  5.在“保存類型”框中,為輸出數(shù)據(jù)選擇格式:如果要?jiǎng)?chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔,請(qǐng)單擊“RTF格式”;如果要?jiǎng)?chuàng)建普通的文本文件,作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用,請(qǐng)單擊“MicrosoftWord合并文件”按鈕。

  6.在“文件名”框中,指定新文檔的文件名稱。

  7.如果以RTF格式保存文檔,并且希望馬上啟動(dòng)Word打開此文檔,請(qǐng)選中“自動(dòng)啟動(dòng)”復(fù)選框。

  8.如果要選定指定的數(shù)據(jù)行列,則要選中“選擇”選項(xiàng)。

  9.單擊“導(dǎo)出”命令完成輸出。

  二、向MicrosoftAccess中導(dǎo)入Word文本文件

  1.在Word中將文件另存為用逗號(hào)分隔或用制表符分隔的文本文件。

  2.切換到MicrosoftAccess,然后打開新的或已有的數(shù)據(jù)庫。

  3.單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口的“表”選項(xiàng)卡。

  4.指向“文件”菜單中的“獲取外部數(shù)據(jù)”命令,然后單擊“導(dǎo)入”。

  5.單擊“文件類型”框中的“文本文件”命令。

  6.在“文件名”框中,輸入要導(dǎo)入的文本文件的名稱。

  7.單擊“導(dǎo)入”命令。

  8.根據(jù)“導(dǎo)入文本向?qū)А睂?duì)話框中的指導(dǎo)進(jìn)行操作。

  要查看更多的選項(xiàng)或修改指導(dǎo)項(xiàng)(比如域分隔符),可單擊第一個(gè)向?qū)?duì)話框中的“高級(jí)”命令。如果要保存指定項(xiàng),以便下次導(dǎo)入相似的文本文件時(shí)可用它們,請(qǐng)單擊“另存為”命令。
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